Algemene Voorwaarden – hotpotato

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle diensten aangeboden door hotpotato, een creatief bureau gespecialiseerd in grafisch ontwerp, webdesign en digitale automatisatie voor bedrijven. Door gebruik te maken van onze diensten, aanvaard je deze voorwaarden.

1. Diensten en Scope

1.1 Wij bieden onder meer grafisch ontwerp, website design en ontwikkeling, alsook digitalisatie-, integratie- en automatisatieoplossingen aan.

1.2 De concrete inhoud, levertermijnen en prijzen worden per project vastgelegd in een afzonderlijk voorstel of overeenkomst.

1.3 Wijzigingen aan de scope gebeuren enkel mits schriftelijke goedkeuring van beide partijen en kunnen aanleiding geven tot een aangepaste planning of meerkost.

2. Projectverloop en Levertermijnen

2.1 Levertermijnen worden afgesproken in het projectvoorstel. Vertragingen veroorzaakt door de klant (bv. laattijdige feedback of ontbrekende input) kunnen de planning beïnvloeden.

2.2 Indien noodzakelijke input van de klant uitblijft of werk moet worden herschikt, kunnen bijkomende kosten worden aangerekend.

2.3 Alle eindproducten worden geleverd in overeengekomen formaten. Eigendomsoverdracht gebeurt pas na volledige betaling.

3. Verantwoordelijkheden van de Klant

3.1 De klant verbindt zich ertoe om tijdig alle nodige informatie, goedkeuringen en materialen aan te leveren.

3.2 De klant garandeert dat alle aangeleverde content legaal gebruikt mag worden. Bij inbreuken op intellectuele eigendomsrechten van derden, vrijwaart de klant hotpotato volledig.

4. Vergoedingen en Betaling

4.1 Vergoedingen worden gedetailleerd opgenomen in het projectvoorstel. Voor éénmalige projecten gelden betalingen in fases: bv. een voorschot, tussentijdse schijven en een eindfactuur. De exacte opdeling wordt in het voorstel gespecificeerd.

4.2 Voor abonnementsformules gelden terugkerende betalingen zoals overeengekomen. Deze tarieven kunnen jaarlijks aangepast worden (bv. indexatie of wijziging in dienstverlening), mits voorafgaande kennisgeving.

4.3 Facturen zijn betaalbaar binnen 14 dagen na factuurdatum, tenzij anders overeengekomen. Bij laattijdige betaling is van rechtswege en zonder ingebrekestelling de wettelijke interestvoet van toepassing zoals bepaald in de Wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties.
Daarnaast is de klant automatisch een forfaitaire schadevergoeding van €40 verschuldigd ter dekking van interne inningskosten. Indien de werkelijke invorderingskosten hoger liggen (bv. gerechtskosten of kosten van een incassobureau), kunnen deze aanvullend worden doorgerekend.
Bij niet-betaling binnen de 45 dagen behouden wij ons het recht voor om de dienstverlening op te schorten of juridische stappen te ondernemen.

5. Revisies en Goedkeuring

5.1 Standaard zijn 3 revisierondes inbegrepen. Extra revisies worden gefactureerd volgens het tarief in het projectvoorstel.

5.2 De klant is verantwoordelijk voor finale goedkeuring van de geleverde ontwerpen. Wijzigingen na goedkeuring vallen onder bijkomende diensten.

6. Vertrouwelijkheid en Privacy

6.1 Beide partijen verbinden zich ertoe vertrouwelijke informatie niet te delen met derden zonder schriftelijke toestemming.

6.2 Wij behandelen persoonsgegevens in overeenstemming met de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR). Zie ons privacybeleid voor meer informatie.

7. Intellectuele Eigendom

7.1 Voorlopige ontwerpen, concepten en schetsen blijven eigendom van hotpotato tot volledige betaling is ontvangen.

7.2 Na volledige betaling wordt de eigendom van de eindproducten overgedragen aan de klant, met uitzondering van eventuele derdenassets (zoals fonts of stockbeelden) die onder afzonderlijke licenties vallen.

7.3 hotpotato behoudt het recht om eindresultaten en tussenontwerpen te gebruiken voor promotionele doeleinden (zoals portfolio, sociale media, presentaties).

7.4 Indien de klant dit niet wenst, kan hiervan schriftelijk worden afgeweken.

8. Annulatie en Opzeg

8.1 Beide partijen kunnen de samenwerking stopzetten met een schriftelijke kennisgeving van minimaal 14 dagen.

8.2 Bij stopzetting door de klant vóór afronding, is vergoeding verschuldigd voor alle reeds uitgevoerde prestaties en gemaakte kosten.

8.3 Bij stopzetting door hotpotato wegens wanbetaling of contractbreuk, blijven alle werken en rechten eigendom van hotpotato. De klant verliest het recht op gebruik van niet-afgewerkte materialen.

9. Aansprakelijkheid

9.1 Wij leveren onze diensten naar best vermogen en met professionele zorg, maar garanderen geen specifieke resultaten of commerciële impact.

9.2 hotpotato is niet aansprakelijk voor indirecte schade, winstverlies of gevolgschade.

10. Geschillenregeling

10.1 Bij een geschil streven beide partijen eerst naar een oplossing via overleg.

10.2 Indien dit niet lukt, wordt het geschil voorgelegd aan een erkend Belgisch bemiddelings- of arbitrage-instituut.

11. Toepasselijk Recht

11.1 Op deze overeenkomst is uitsluitend het Belgische recht van toepassing.

11.2 Enkel de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement waar hotpotato gevestigd is, zijn bevoegd in geval van gerechtelijke procedures.

12. Volledigheid van de Overeenkomst

12.1 Deze voorwaarden vormen samen met het projectvoorstel de volledige overeenkomst tussen partijen.

12.2 Afwijkingen of aanvullingen zijn slechts geldig indien schriftelijk overeengekomen en ondertekend door beide partijen.

13. Overmacht

13.1 hotpotato is niet aansprakelijk voor vertragingen of het niet nakomen van verplichtingen als gevolg van overmacht (zoals pandemieën, natuurrampen, overheidsmaatregelen, enz.).

Door een project te bevestigen of een offerte te aanvaarden, verklaart de klant deze algemene voorwaarden te hebben gelezen en ermee akkoord te gaan. Deze voorwaarden hebben voorrang op eventuele aankoopvoorwaarden van de klant, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.